Mit dem Aufgabenbereich in softgarden kannst du dir selbst oder Kolleg:innen gezielt Erinnerungen und To-dos erstellen – direkt im System und immer im Kontext deiner Bewerbungsprozesse. Ob allgemeine Aufgaben oder bewerberbezogene To-dos: Du behältst alles im Blick.
Aufgaben erstellen – Zwei Möglichkeiten
1. Allgemeine Aufgaben (nicht bewerberbezogen)
Diese Aufgaben sind nicht an ein bestimmtes Bewerberprofil gebunden und eignen sich z. B. für organisatorische To-dos oder teaminterne Erinnerungen.
So funktioniert’s:
Navigiere über den linken Seitenbereich zum Menüpunkt „Aufgaben“.
Klicke oben rechts auf den blauen Button „+ Aufgabe erstellen“.
Im Feld „Bewerber“ darf keine Auswahl getroffen werden – dieses Feld muss leer bleiben.
Wähle im Feld „Bearbeiter“ den Kollegen aus, der die Aufgabe übernehmen soll.
Lege das Fälligkeitsdatum und die Zeit fest, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss.
Trage im Feld „Aufgabe“ eine kurze Beschreibung der Aufgabe ein.
(Optional) Aktiviere den Schalter „Eine Textantwort ist erforderlich“, wenn der Bearbeiter zusätzlich zur Erledigung eine kurze Rückmeldung geben soll.
Wichtig: Pro Aufgabe kann nur eine Person zugewiesen werden. Eine Stellvertreterregelung gibt es aktuell nicht.
2. Bewerberbezogene Aufgaben
Diese Aufgaben sind direkt mit einem Bewerberprofil verknüpft – ideal für Wiedervorlagen, Rückmeldungen oder individuelle Bearbeitungsschritte.
So funktioniert’s:
Öffne das entsprechende Bewerberprofil.
Klicke oben rechts auf den blauen Button „+“.
Wähle im Feld „Bearbeiter“ den Kollegen aus, der die Aufgabe übernehmen soll.
Lege das Fälligkeitsdatum und die Zeit fest, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss.
Trage im Feld „Aufgabe“ eine kurze Beschreibung der Aufgabe ein.
(Optional) Aktiviere den Schalter „Eine Textantwort ist erforderlich“, wenn der Bearbeiter zusätzlich zur Erledigung eine kurze Rückmeldung geben soll.
Wichtig: Pro Aufgabe kann nur eine Person zugewiesen werden. Eine Stellvertreterregelung gibt es aktuell nicht.
Rollen & Berechtigungen
Aufgaben erstellen – erforderliche Rollenberechtigung
Um Aufgaben erstellen zu können, muss in der Rollenverwaltung die entsprechende Berechtigung vergeben werden. Diese Anpassung kann nur von einer Person mit zugewiesener Admin-Rolle vorgenommen werden.
So gehst du vor:
Navigiere zu: Einstellungen → Benutzerverwaltung → Rollen
Klicke auf „Rollenverwaltung öffnen“
Wähle „Rollen verwalten“
Klicke in der Zeile der gewünschten Rolle auf die drei Punkte und wähle „Bearbeiten“
Scrolle zu „Weitere Berechtigungen“ und setze das Häkchen bei „Tasks erstellen“
Klicke auf „Speichern“
Aufgaben einsehen & bearbeiten
Unabhängig von ihrer Rolle können alle Benutzer ihre selbst erstellten Aufgaben im Bereich „Aufgaben“ sowie innerhalb einer Bewerbung unter dem Reiter „Aufgaben“ einsehen, bearbeiten, als erledigt markieren und löschen.
Aufgaben in der Bewerbungshistorie
Alle Job-Teammitglieder haben im Reiter „Historie“ innerhalb einer Bewerbung Einblick in erstellte und erledigte Aufgaben – auch wenn sie nicht selbst Ersteller oder Bearbeiter der Aufgabe sind.
Persönliche Notizen
Im Bewerberprofil steht dir neben dem Reiter „Notizen“ ein zusätzliches Feld „Notizen“ zur Verfügung. Dieses wird dir innerhalb der Bewerbung angezeigt – unabhängig davon, welchen Reiter du auswählst.
Diese Notizen sind ausschließlich für dich sichtbar und eignen sich ideal für persönliche Einschätzungen oder Gedanken, die nicht mit dem Team geteilt werden sollen.
Historie – Alles nachvollziehbar
Alle Aktivitäten – inklusive erstellter oder erledigter Aufgaben – werden in der Historie des Bewerberprofils dokumentiert. So bleibt der gesamte Prozess transparent und nachvollziehbar für alle Beteiligten.
Mit dem Aufgabenbereich in softgarden arbeitest du strukturiert, effizient und teamorientiert – ganz ohne Zettelwirtschaft.