Wie ein Interviewtermin innerhalb der Bewerbung erstellt wird
1️⃣ Ändere den Bewerbungsstatus auf „Interview“ und wähle den entsprechenden Eintrag aus (je nach hinterlegtem Workflow).
2️⃣ Wähle den Eintrag „Manuell erstellt“ aus.
3️⃣ Durch einen Klick auf „Aus Ihrem Kalender importieren“ wird der zuvor in Outlook hinterlegte Termin in die Bewerbung übernommen. Eine Anleitung zum Erstellen des Kalendereintrags wird angezeigt.
4️⃣ Falls noch kein Termin im Outlook-Kalender existiert, erscheint eine Hinweismeldung. Erstelle den Termin in Outlook, danach kannst du ihn über „Import erneut versuchen“ in das System importieren.
Ursachen & Lösungen, wenn der Termin nicht im System erscheint
Vor der Terminerstellung prüfen:
🆕 Einen neuen Termin anlegen
Stelle sicher, dass immer ein frischer Termin erstellt wird.
Lösche zuvor angelegte Termine, um doppelte Datenbankeinträge zu vermeiden.
🔢 Bewerber-ID korrekt eintragen
Verwende eckige Klammern und eine Raute, z. B. [#123456789].
Halte den Betreff möglichst frei von Sonderzeichen, da diese den automatischen Ausleseprozess stören können.
📅 Datum überprüfen
Der Termin darf nicht in der Vergangenheit liegen.
👥 Teilnehmerliste kontrollieren
[email protected] muss als Teilnehmer hinzugefügt sein.
🔄 Terminverschiebungen beachten
Das System erkennt keine automatischen Verschiebungen von Terminen.
Lösche den ursprünglichen Termin und sende eine neue Einladung.
Probleme mit neuen Terminen & MS Outlook
Microsoft Outlook kann E-Mails im HTML-Format versenden, um optisch ansprechende Nachrichten zu erstellen.
❗Softgarden kann HTML jedoch nicht auslesen, weshalb es zu Problemen bei der Terminzuordnung kommen kann.
Lösungsansätze für Outlook-Nutzer:innen
Methode 1️⃣: E-Mail als „Plain Text“ versenden ✔ Stelle sicher, dass die E-Mail nur im Textformat gesendet wird. ✔ Dadurch wird die Bewerber-ID korrekt erkannt, wenn sie im Nachrichtentext steht.
Methode 2️⃣: Bewerber-ID direkt in den Betreff schreiben ✔ Trage die Bewerber-ID direkt in die Betreffzeile der E-Mail ein. ✔ Die Betreffzeile ist unformatiert, wodurch das System den Termin zuverlässig zuordnen kann.