Verwaltung von E-Mail-Vorlagen
Die in softgarden hinterlegten E-Mail-Vorlagen erleichtern und beschleunigen die Kommunikation mit Bewerbern. Standardmäßig sind bereits Vorlagen hinterlegt, die bei Bedarf individuell angepasst werden können. In den Einstellungen unter „Individualisierung“ → „E-Mail Vorlagen“ kannst du die Vorlagen verwalten. Benutzer benötigen dafür die Berechtigung „Email Vorlagen verwalten“, die standardmäßig für Benutzer mit der Rolle „Just-Hire Administrator“ aktiviert ist.
1️⃣ E-Mail-Vorlagen verwalten
In den Einstellungen kannst du E-Mail-Vorlagen in deinem System verwalten. Dafür benötigst du die Berechtigung „E-Mail-Vorlagen verwalten“, die standardmäßig für Administratoren aktiviert ist.
1.1 Bestehende Vorlagen bearbeiten
Unter Einstellungen → Individualisierung → E-Mail-Vorlagen findest du eine Liste aller relevanten E-Mail-Vorlagen, die entweder manuell oder automatisiert an Bewerber verschickt werden.
1.2 Vorschau einer E-Mail-Vorlage
Über das Menü kannst du eine E-Mail-Vorlage in der Vorschau anzeigen. Klicke dazu auf die drei Punkte und wähle „Vorschau der E-Mail-Vorlage“ aus.
💡Hinweis: Die Vorschau simuliert den manuellen Versand einer E-Mail und gilt nicht für automatisch vom System verschickte E-Mails, bei denen das Unternehmenssignatur-Macro die Vorlage abschließt.
1.3 Sprachversionen in Vorlagen hinzufügen
Bestehende Vorlagen kannst du bearbeiten, indem du auf die drei Punkte klickst und die Option „Bearbeiten“ auswählst. Zudem kannst du Texte für verschiedene Sprachen hinterlegen.
Softgarden ermöglicht es, mehrsprachige E-Mail-Vorlagen zu erstellen. Nutzer können für jede Vorlage verschiedene Sprachversionen hinterlegen. Das System erkennt die bevorzugte Sprache eines Bewerbers und sendet automatisch die passende Version der E-Mail.
💡Hinweis: Falls für eine Sprache keine eigene Vorlage existiert, wird eine Fallback-Sprache verwendet.
1.4 Macros in Vorlagen hinzufügen
🏷️ Automatische Personalisierung durch „Macros“
Softgarden nutzt Macros, um E-Mails automatisch mit relevanten Informationen zu befüllen.
Beispiele von Macros:
Jobtitel → Fügt den Titel der ausgeschriebenen Stelle ein.
Vorname → Ersetzt den Platzhalter durch den Vornamen des Bewerbers
Datum → Zeigt das geplante Interviewdatum an.
💡Hinweis: Macros können in E-Mail-Vorlagen eingefügt und automatisch mit den passenden Daten ersetzt werden, sobald die E-Mail versendet wird.
Weitergehende Informationen zu Macros findest du hier.
1.5 Neue Vorlagen anlegen
Du kannst neue E-Mail-Vorlagen erstellen und verschiedenen Einsatzzwecken zuordnen:
Neue E-Mail: Diese Textvorlage kannst du auswählen, wenn du Bewerber über den E-Mail-Button kontaktierst, z. B. um weitere Unterlagen anzufordern.
Bewerbung transferieren: Diese Textvorlage kannst du verwenden, wenn du Bewerber darüber informierst, dass ihre Bewerbung auf einen neuen Job kopiert oder verschoben wird.
Workflow oder Bewerbungsprozess: Diese Textvorlage kannst du nutzen, wenn Bewerber in einen bestimmten Bewerbungsschritt verschoben werden, z. B. bei einer Einladung zum Interview oder einem Jobangebot.
2️⃣ Automatisierte E-Mails
Einige E-Mails, wie beispielsweise die Eingangsbestätigung zur Bewerbung, werden automatisch aus dem System versendet. Diese E-Mails kannst du im Reiter „Automatisierte E-Mails“ individuell anpassen.
Aktivierung der Einstellungen: Damit deine angepassten Einstellungen aktiv sind, musst du sie zuerst unter Individualisierung → Automatisierte E-Mails aktivieren.
Vorlagen für automatisierte E-Mails auswählen: Auf der Seite „Automatisierte E-Mails“ kannst du für verschiedene E-Mail-Typen Vorlagen aus deiner bestehenden Liste auswählen und zuweisen.
2.1 Unterschiedliche E-Mails für interne und externe Bewerber
Für interne und externe Bewerber können unterschiedliche E-Mail-Vorlagen hinterlegt werden. Standardmäßig wird die externe Vorlage verwendet.
Administratoren können bei Bedarf spezifische Vorlagen für interne Bewerber hinterlegen.
3️⃣ Benutzerdefinierte Eingangsbestätigung für einen Job auswählen
Voraussetzung: Die Funktion „Benutzerdefinierte Eingangsbestätigung“ muss über den Schalterbutton aktiviert sein.
Beim Ausschreiben eines Jobs kannst du nun eine benutzerdefinierte Eingangsbestätigung für interne und externe Bewerber hinterlegen.
4️⃣ Mögliche Formatierungen
Es gibt verschiedene Formatierungsmöglichkeiten zur Bearbeitung von E-Mail-Vorlagen, damit die Kommunikation professionell und ansprechend gestaltet werden kann. Hier sind die wichtigsten Optionen:
Fett & Kursiv: Sie können Text fett formatieren für Hervorhebungen. – Kursiv kann für Betonungen oder stilistische Anpassungen genutzt werden.
Listen: Erstellen von geordneten (numerischen) Listen, um klare Anweisungen darzustellen. – Nutzung von ungeordneten Listen (Bullet Points) für übersichtliche Aufzählungen.
Hyperlinks: Einfügen von Links zu externen Webseiten oder internen Ressourcen.
Zeilenumbrüche & Absätze: Klare Strukturierung der E-Mail durch Absätze und Zeilenumbrüche für bessere Lesbarkeit.
Macros (Platzhalter): Automatische Datenbefüllung in Vorlagen mit Platzhaltern um E-Mails individuell anzupassen.