Die Möglichkeit, eine Absage ohne den Versand einer E-Mail in softgarden vorzunehmen, bietet mehrere Vorteile:
✅ Diskretion & interne Verwaltung Die Absage wird im System dokumentiert, ohne dass der Bewerber aktiv informiert wird. Dies kann hilfreich sein, wenn die Absage intern verarbeitet werden soll, bevor eine offizielle Mitteilung erfolgt.
✅ Flexibilität im Bewerbungsprozess Falls ein Bewerber bereits anderweitig informiert wurde oder sich zurückgezogen hat, kann die Absage ohne zusätzliche E-Mail erfolgen. Unternehmen können den Bewerbungsstatus verwalten, ohne unnötige Kommunikation auszulösen.
✅ Vermeidung von automatisierten Absagen In manchen Fällen möchten Unternehmen eine persönlichere Absage über andere Kanäle (z. B. Telefon) übermitteln und eine standardisierte E-Mail vermeiden.
Diese Funktion ist besonders nützlich für Recruiter und Administratoren, die Bewerbungen effizient verwalten möchten, ohne sofort eine Nachricht an die Bewerberperson zu senden.
Benötigte Berechtigung
Wichtige Information: Die Funktion kann nur von Benutzern mit der entsprechenden Rollenberechtigung genutzt werden. Falls ein Benutzer nicht die Rolle „Just-Hire Administrator“ besitzt, ist eine Anpassung erforderlich. Diese Änderungen müssen von einem Benutzer mit der Rolle „Just-Hire Administrator“ vorgenommen werden.
Administrator-Pfad zur Aktivierung der Berechtigung: Einstellungen → Benutzerverwaltung → Rollen → Rollenverwaltung öffnen → entsprechende Rolle auswählen → drei Punkte klicken → „Bearbeiten“ wählen → im Reiter „Bewerbungen verwalten“ das Häkchen bei „Im Prozess verschieben“ setzen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung:
1️⃣ Gehe zur entsprechenden Bewerbung und klicke oben rechts auf den Eintrag „Absagen“.
2️⃣ Klicke im geöffneten Menü auf den Eintrag „Bewerbung absagen“.
3️⃣ Wähle in der Maske den passenden Absagegrund aus und klicke abschließend unten auf den Eintrag „Absage ohne Nachricht zu versenden“. Dadurch wird keine E-Mail zur Bewerbung versendet.
ℹ️ Info: Der hier ausgewählte Absagegrund ist nur intern sichtbar und somit nicht für die Bewerber einsehbar.
💡Hinweis: In der Bewerbung sind nun der Absagegrund, das Datum und die Uhrzeit der Veranlassung sowie der Name des ausführenden Benutzers einsehbar.
✏️ Absagegründe hinzufügen und verwalten
Schritte zur Hinterlegung eines neuen Absagegrunds:
1️⃣ Klicke im Einstellungsbereich auf den Reiter „Individualisierung“ und anschließend auf „Absagegründe“.
2️⃣ Klicke auf die Schaltfläche „Absagegrund hinzufügen“. Gebe den neuen Absagegrund ein und füge die Einträge für die unterstützten Sprachen hinzu.
💡Hinweis: Englisch ist als Fallback-Sprache obligatorisch.
Verwaltung der Absagegründe:
Bestehende Absagegründe können durch Klick auf die drei Punkte neben dem jeweiligen Eintrag bearbeitet werden.
Die Reihenfolge der Absagegründe kann per Drag-and-Drop angepasst oder alphabetisch sortiert werden.
Aktivierte Absagegründe erscheinen im Dropdown-Menü bei Absagen, während deaktivierte Gründe ausgeblendet werden.
🔒 Diese Funktion ist ausschließlich für Personen mit der zugewiesenen Rolle „Administrator“ verfügbar. Änderungen gelten für alle Tochterunternehmen.