In softgarden können Bewerbungen nicht direkt verschoben werden. Stattdessen können Bewerber zur Aufnahme in den Talent Pool eingeladen werden. Dafür gibt es drei Möglichkeiten:
1️⃣ Aufnahme über eine Absage
Falls eine Bewerbung für die aktuelle Stelle nicht geeignet ist, kann eine Absage versendet werden. Gleichzeitig kann der Bewerber die Möglichkeit zur Aufnahme in den Talent Pool erhalten.
Schritt-für-Schritt-Anleitung:
1️⃣ Öffne die Bewerbung und klicke oben rechts auf „Absagen“. Wähle anschließend den Menüeintrag „Bewerbung absagen“.
2️⃣ In der sich öffnenden Maske wähle den Grund für die Absage und aktiviere den Schalter „In den Talent Pool einladen“.
Falls gewünscht, kannst Du bereits eine Pool-Kategorie vergeben, um später gezielt nach Talenten zu filtern.
⚠️ Wichtig:
Der Eintrag „Absage ohne Nachricht zu versenden“ darf nicht ausgewählt werden, da der Bewerber erst über einen Link seine Zustimmung geben muss.
Über „Nachricht →“ wird eine E-Mail mit einem manuell erstellten Text oder einer E-Mail-Vorlage gesendet.
Einladung zum Talent Pool:
1️⃣ Am Ende der Absage-E-Mail wird ein Link eingefügt, mit dem sich der Bewerber aktiv für den Talent Pool registrieren kann.
⚠️ Wichtig: Damit die Registrierung möglich ist, muss das entsprechende Talent-Pool-Makro in einer hinterlegten E-Mail-Vorlage aus der verfügbaren Makro-Liste ausgewählt und in den Text integriert werden.
2️⃣ Nach Aufruf des Links kann der Bewerber die drei Fragen beantworten und den Datenschutzhinweisen zustimmen.
Anschließend tritt er mit einem Klick auf den Button „Talent Pool beitreten“ diesem bei.
3️⃣ Das Talent Pool-Profil des Bewerbers ist erst nach erfolgter Registrierung im Bereich „Talent“ ersichtlich.
⚠️ Wichtige Hinweise:
Falls die Option zur Aufnahme in den Talent Pool (Schalterbutton) nicht grundsätzlich verfügbar ist, befindet sich die Bewerbung bereits im Pool.
Ein direktes Verschieben von Bewerbungen in den Talent Pool ohne Einladung ist nicht möglich, da Bewerbungen je nach Mandantensystem unterschiedliche Löschfristen haben können.
2️⃣ Jobsuchende über den Talent Pool ohne vorherigen Bewerbungseingang erreichen
Jobsuchende können auch ohne vorherige Bewerbung in den Talent Pool aufgenommen werden. Dafür kann ein neuer Bereich im Karriereportal aktiviert werden: „In Kontakt treten“.
Aktivierung der Funktion:
1️⃣ Klicke rechts oben auf Dein Profilbild → Einstellungen → Zusätzliche Funktionen → Allgemeine Einstellungen und aktiviere den Schalter „Get Connected“.
2️⃣ Gehe zu Individualisierung → Jobportal und aktiviere den Schalter „In Kontakt treten anzeigen“ und klicke oben rechts auf „Änderungen speichern“.
⚠️ Wichtig: Dieser Schritt kann auch ausgelassen werden, sofern du den Bereich ausschließlich über einen Link potenziellen Kandidaten zugänglich machen möchtest.
Der Link ist hier einsehbar: Gehe in den Einstellungsbereich → Zusätzliche Funktionen → Allgemeine Einstellungenund kopiere den URL-Eintrag unter „Get Connected“.
Potenzielle Kandidaten haben nun Zugriff auf den Bereich „In Kontakt treten“ und können dort ihr Profil hinterlegen. Nach einem Klick auf den Button „Abschicken“ erhalten sie eine automatisch versendete Eingangsbestätigung per E-Mail.
Der Inhalt dieser E-Mail kann unter Einstellungen → Individualisierung → E-Mail-Vorlagen von einer unternehmensinternen Person mit der Rolle „Just-Hire Administrator“ oder einer vom Just-Hire Administrator angepassten Rolle bearbeitet werden.
3️⃣ Manuelles Hinzufügen eines Talent Pool-Profils
Falls keine Bewerbung vorliegt, können Kandidaten manuell zum Talent Pool hinzufügen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung:
1️⃣ Gehe in den Bereich „Talent“ und klicke oben rechts auf „Bewerbung hinzufügen“.
2️⃣ Wähle, ob das Profil über die CV-Parsing-Funktion (falls aktiviert) oder manuell angelegt werden soll.
3️⃣ Die Interessierten erhalten eine E-Mail zur Bestätigung ihrer Aufnahme in den Talent Pool.
4️⃣ Zusätzlich erhalten sie eine E-Mail mit der Datenschutzerklärung und einem Link, den sie aufrufen müssen, um die Datenschutzhinweise zu bestätigen.