In softgarden kann pro Nutzerkonto nur E-Mail-Adresse verwendet werden. Diese Regelung basiert auf technischen, organisatorischen und datenschutzrechtlichen Anforderungen – und sorgt für eine klare, sichere und kompatible Systemstruktur.
1. Eindeutige Benutzerkennung (User-ID)
Die E-Mail-Adresse ist der zentrale Login-Schlüssel in softgarden. Sie dient als eindeutige Identifikation für jeden Nutzer.
Ein Nutzerkonto pro E-Mail-Adresse
Keine Mehrfachverwendung derselben Adresse
Keine Kombination mehrerer Adressen in einem Account
2. Unternehmenszuordnung & Mandantenstruktur
Ein Nutzer kann mit seiner E-Mail-Adresse immer genau einem Unternehmen zugeordnet werden. Soll ein Nutzer Zugriff auf mehrere Untermandanten erhalten, kann er stattdessen dem Hauptmandanten zugeordnet werden. Dadurch erhält er automatisch Zugriff auf:
die Daten und Prozesse des Hauptmandanten
sowie auf die Mandantenstruktur, also alle untergeordneten Untermandanten
Wichtig:
Als Administrator hat der Nutzer automatisch Zugriff auf alle Jobs und Bewerbungen innerhalb der zugewiesenen Mandantenstruktur.
Nutzer mit anderen Rollen (z. B. Recruiter, Reviewer) müssen weiterhin gezielt über Job-Teams eingeladen werden, um Zugriff auf einzelne Jobs und Bewerbungen zu erhalten.
3. Vermeidung von Konflikten und Doppelungen
Mehrere E-Mail-Adressen pro Nutzer würden zu Problemen führen bei:
Benachrichtigungen: Wohin sollen Systemmails, Erinnerungen oder Freigaben geschickt werden?
Rechtemanagement: Welche Rolle ist mit welcher Adresse verknüpft?
Systemintegrität: Schnittstellen wie Outlook, SSO oder HR-Systeme arbeiten mit eindeutigen E-Mail-IDs
4. Datenschutz & DSGVO-Konformität
Softgarden verarbeitet sensible Bewerberdaten – daher ist eine klare Zuordnung zu einem Verantwortlichen Pflicht.
Jede Aktion im System muss eindeutig dokumentiert werden
Nur mit einer festen E-Mail-Adresse pro Nutzer ist das revisionssicher möglich
Die DSGVO verlangt eine nachvollziehbare Verarbeitung personenbezogener Daten
5. Technische Integration mit Drittsystemen
Softgarden wird häufig mit anderen Tools verbunden, z. B.:
Active Directory / SSO
Outlook / Kalender
HR-Systeme wie SAP oder Personio
Diese Systeme nutzen die E-Mail-Adresse als eindeutigen Schlüssel – mehrere Adressen wären inkompatibel.
Wenn verschiedene Zugänge gebraucht werden
Wenn du mehrere Zugänge benötigst – etwa für unterschiedliche Rollen, Standorte oder Mandanten – brauchst du jeweils eine eigene E-Mail-Adresse. Das liegt daran, dass in softgarden pro Nutzerkonto nur eine E-Mail-Adresse verwendet werden kann.
💡Tipp: Unternehmensintern kann geprüft werden, ob sich Alias-Adressen oder zusätzliche Mailadressen einrichten lassen, die dann für die Einladung ins System genutzt werden können.
⚠️ Hinweis zu geteilten Accounts:
Falls im Unternehmen geteilte Accounts verwendet werden (sofern kein SSO oder Zwei-Faktor-Authentifizierung im Einsatz ist), solltest du Folgendes beachten:
Die Zugangsdaten werden von mehreren Personen genutzt
Aktionen im System sind nicht personenspezifisch nachvollziehbar
Der Account gilt technisch als eine gemeinsame Identität
Für datenschutzkonforme und transparente Nutzung empfiehlt sich daher die Einrichtung individueller Zugänge.
Fazit
Softgarden erlaubt pro Nutzer nur eine E-Mail-Adresse, da sie der zentrale Schlüssel für:
Sicherheit
Klarheit
Systemkompatibilität
DSGVO-Konformität
und eine saubere Unternehmenszuordnung
ist. Für besondere Fälle bieten sich technische Lösungen wie Alias- oder Catchall-Adressen an – diese müssen jedoch außerhalb von softgarden eingerichtet und verwaltet werden.