Wer darf Bewerbungen löschen?
Benutzer mit der Rolle "JUST-HIRE ADMINISTRATOR" sowie Personen mit entsprechender Rollenberechtigung können in deinem System Bewerbungen löschen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Löschung einer Bewerbung
1️⃣ Öffne die betreffende Bewerbung.
2️⃣ Klicke oben rechts auf die drei Punkte.
3️⃣ Klicke im Menü auf den Eintrag „Bewerbung löschen“.
4️⃣ Bestätige die Frage: „Bist du sicher, dass du diese Bewerbung aus der Position löschen möchtest?“
Hinweis zur gelöschten Bewerbung:
Die Bewerbung wurde gelöscht – daher befinden sich keine personenbezogenen Daten des Bewerbers mehr im System. In softgarden sind personenbezogene Daten immer direkt einer Bewerbung zugeordnet. Wird diese gelöscht, bleiben keine inhaltlichen Daten zurück.
Der zugehörige Bewerberaccount dient in diesem Fall lediglich noch als Loginmöglichkeit ohne gespeicherte Inhalte. Ein solcher leerer Account wird vom System automatisch und zeitnah gelöscht.
Hinweis zur Prüfung durch Administratoren
Um als Person mit Administratorrechten im System zu prüfen, ob zu einem bestimmten Bewerbernamen noch eine Bewerbung vorliegt, kann die Suchfunktion über das Lupen-Symbol genutzt werden.
Wird dabei kein Ergebnis angezeigt, ist keine Bewerbung dieses Bewerbers mehr im System vorhanden.
Administrator:innen haben über die Suche Einblick in alle Bewerbungen und Bewerberdaten, unabhängig von ihrer eigenen Job-Zuordnung.
Eigenständige Löschung des Accounts durch Bewerber
Bewerber können ihren Account im Jobportal über das Menü „Einstellungen“ → „Account löschen“ unwiderruflich löschen.
Der Bewerber muss abschließend die Sicherheitsabfrage mit einem Klick auf den Button „Ja, Account löschen“ bestätigen.
Unsere Empfehlung vor der Löschung
Wir empfehlen, vor der Löschung eines Bewerber-Accounts einen Abgleich mit dem persönlichen Sicherheitscode vorzunehmen. So wird sichergestellt, dass die Anfrage authentisch ist und kein unbefugter Zugriff erfolgt.
Wo finde ich den Sicherheitscode?
Für Benutzer: In softgarden innerhalb der Bewerbung unter dem Reiter „Bewerbung“ → „Persönliche Daten & Bewerbungsdetails“ → „Mehr Details“.
Für Bewerber: Nach dem Login im Jobportal unter „Einstellungen“ → „Sicherheitscode“.
Bewerber finden den Sicherheitscode nach dem Login im Jobportal unter dem Menü „Einstellungen“ → „Sicherheitscode“.
Beispieltext für die Bitte um den Sicherheitscode
Sehr geehrte/r [Name], vielen Dank für Ihre Nachricht und Ihr Anliegen zur Löschung Ihrer Bewerbung. Um Ihre Identität zu verifizieren und die Löschung ordnungsgemäß durchzuführen, benötigen wir Ihren persönlichen Sicherheitscode.
Bitte loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im Jobportal ein: [Link zum Jobportal]
Navigieren Sie zu „Einstellungen“ → „Sicherheitscode“ und senden Sie uns diesen Code als Antwort auf diese E-Mail. Sobald wir den Sicherheitscode erhalten haben, werden wir Ihre Bewerbung umgehend aus dem System entfernen.
Hinweis: Für den Login benötigen Sie den Benutzernamen (nicht die E-Mail-Adresse) und das zuletzt vergebene Passwort. Der Benutzername wird in der Passwort-Reset-Mail angegeben. Achten Sie auf die korrekte Schreibweise, insbesondere bei Groß- und Kleinschreibung. Bei Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Hinweis zur Auffindbarkeit des Jobportals
Der Link zum Jobportal ist im Einstellungsbereich „Übersicht“ → „Angaben zur Firma“ unter dem Eintrag „Subdomainname“ zu finden. Wir empfehlen, Bewerbern den direkten Link zur Login-Seite mitzuteilen, der nach dem Aufruf des Jobportals und einem Klick auf „Login“ generiert wird.
Weitere Hinweise & häufige Fragen
Können gelöschte Bewerbungen wiederhergestellt werden?
Nein – gelöschte Bewerbungen können nicht wiederhergestellt werden. Die Löschung ist endgültig. Bitte stelle sicher, dass alle relevanten Informationen vorab gesichert wurden.
Warum sehe ich die Funktion „Bewerbung löschen“ nicht?
Wenn du die Option „Bewerbung löschen“ nicht siehst, fehlt dir die entsprechende Rollenberechtigung. Wende dich in diesem Fall an eine Person mit Administratorrechten in deinem System, damit diese eine Anpassung deiner Rolle unter der Rollenverwaltung vornehmen kann.
Was passiert mit Bewerbungen, wenn ein Job gelöscht wird?
Wenn ein Job gelöscht wird, werden auch alle dazugehörigen Bewerbungen dauerhaft entfernt. Bitte prüfe vorher, ob du die Bewerbungen noch brauchst oder exportieren möchtest.
Wie geht ein Bewerber vor, wenn er seine Bewerbung zurückziehen möchte?
Informationen zur Vorgehensweise zeigen wir hier auf.
Tipp zur Berichterstellung (Snapshots):
Aktiviere das Feld „Gelöschte Bewerbungen ignorieren“, wenn gelöschte Bewerbungen nicht im Bericht erscheinen sollen.
