Die Einhaltung von Löschfristen ist ein zentraler Bestandteil der DSGVO-konformen Datenverarbeitung. softgarden bietet Unternehmen eine leistungsstarke und individuell konfigurierbare Lösung zur Verwaltung personenbezogener Daten im Recruitingprozess.
Übersicht: Löschfristen im System
Bereich | Standardfrist | Anpassbar | Deaktivierbar | Rechtsgrundlage |
Bewerbungen | 6 Monate nach Abschluss | ✅ | ✅ | DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit f; Vgl. § 61 Abs. 1 ArbGG i.V.m. § 15 AGG |
Kandidatenprofileim Talent Pool | 12 Monate | ✅ | ✅ | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO |
🧭 Der Pfad zur Konfiguration der Löschfristen für Nutzer mit Administratorrolle lautet: Einstellungen → Zusätzliche Funktionen → Datenschutz und Sicherheit
👉 Alternativ steht auch dieser Direktlink zur Verfügung: https://app.softgarden.io/just-hire/settings/features/dataprivacy
🔗 Hinweis zu Datenschutzhinweisen:
Wenn du im System einen eigenen Link zu den Datenschutzhinweisen hinterlegst, bist du selbst dafür verantwortlich, die darin enthaltenen Angaben – insbesondere zu Löschfristen – aktuell zu halten.
Die Verwendung der softgarden-Standard-Datenschutzhinweise bietet dir gleich mehrere Vorteile:
Systemseitige Änderungen zu Löschfristen werden automatisch berücksichtigt.
Das Dokument erweitert sich automatisch um zusätzlich gebuchte Funktionen und Zusatzprodukte – inklusive der entsprechenden datenschutzrechtlichen Informationen.
👉 So bleiben deine Datenschutzhinweise stets aktuell und vollständig, ohne dass du manuell nachpflegen musst.
Konfiguration der Löschfristen
Flexible Auswahl: Fristen sind frei wählbar zwischen 1 und 60 Monaten.
Deaktivierung möglich: Die automatische Löschung kann vollständig deaktiviert werden.
Unabhängige Fristen: Für eingestellte und abgelehnte Bewerbungen können unterschiedliche Fristen definiert werden.
Talent Pool: Auch hier ist die Speicherdauer individuell konfigurierbar – vorausgesetzt, die Einwilligung des Bewerbers liegt vor.
Mandantenstruktur: Was ist zu beachten?
Wenn du mit einem Mandantensystem arbeitest, gelten besondere Regeln:
Keine automatische Vererbung: Die im Hauptmandanten definierten Löschfristen werden nicht automatisch auf die Untermandanten übertragen. Sie müssen für jeden Untermandanten individuell hinterlegt werden.
Eigenständige Verantwortung: Jeder Mandant ist selbst verantwortlich für die DSGVO-konforme Konfiguration seiner Löschfristen.
Individuelle Einstellungen: Löschfristen müssen mandantenspezifisch im jeweiligen Admin-Bereich hinterlegt werden.
Transparente Kommunikation: Bei gemeinsam genutzten Talent Pools oder zentralem Reporting empfiehlt sich eine klare Abstimmung zwischen den Mandanten.
Welche Daten werden gelöscht?
Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse)
Persönliche Angaben (Name, Kontaktdaten, Foto)
Kommunikation, Bewertungen, Interviewtermine
Notizen und interne Kommentare
Was bleibt erhalten?
Anonymisierte Metadaten für Reporting (z. B. Time-to-Hire)
Systemprotokolle zur DSGVO-Dokumentation (z. B. Löschzeitpunkte, Nutzeraktionen)
Automatische Erinnerungen & Hinweise
Benachrichtigungen an Bewerber: 14 Tage vor Ablauf der Talent Pool-Frist
Erinnerungen für Recruiter: Zur manuellen Verlängerung oder Löschung
Gesetzliche Grundlagen
Art. 5 Abs. DSGVO: Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie für den Zweck erforderlich sind.
§ 15 Abs. 4 AGG: Bewerbungsunterlagen können bis zu 6 Monate zur Abwehr von Diskriminierungsklagen aufbewahrt werden.
Art. 6 DSGVO: Verarbeitung nur mit Einwilligung oder rechtlicher Grundlage.
Müssen Unternehmen Bewerber über Änderungen der Löschfristen informieren?
Und wie wichtig ist dieser Punkt für eine transparente Kommunikation?
Ja – wenn Löschfristen explizit in den Datenschutzhinweisen genannt sind, müssen Unternehmen bei einer Änderung aktiv informieren. Das bedeutet: Bewerber sollten direkt kontaktiert werden, z. B. per E-Mail. Eine bloße Aktualisierung der Datenschutzerklärung reicht in diesem Fall nicht aus.
Sind die Löschfristen hingegen nur allgemein beschrieben (z. B. „nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen“), genügt es, die Datenschutzhinweise stillschweigend zu aktualisieren. Eine direkte Benachrichtigung der Bewerber ist dann nicht zwingend erforderlich.
📌 Für eine transparente Kommunikation ist das Thema dennoch zentral: Ein klarer und verständlicher Hinweis zur Datenlöschung – etwa „Ihre Daten werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht“ – stärkt das Vertrauen der Bewerber und erfüllt die Anforderungen der DSGVO.
FAQ zur Löschung in softgarden
Kann ich Bewerbungen sofort löschen? → Ja, auf Wunsch des Bewerbers direkt im Bewerberprofil.
Was passiert beim Archivieren? → Archivieren ist keine Löschung – die Daten bleiben bis zur Frist erhalten.
Kann ein Bewerber die Talent Pool-Einwilligung widerrufen? → Nein, es gibt kein spezielles Formular für die Löschung aus dem Talent Pool. Man kann lediglich auf eine frühere Talent Pool-Mail antworten und darin den Wunsch äußern, gelöscht zu werden oder anderweitig mit dem Unternehmen in Kontakt treten.
Können Bewerber ihre Daten selbst löschen? → Ja, über ihr Login im Karriereportal.
Fazit
Mit der Möglichkeit, Löschfristen individuell zwischen 1 und 60 Monaten festzulegen oder zu deaktivieren – und der mandantenfähigen Struktur – bietet softgarden maximale Flexibilität bei gleichzeitig hoher Datenschutzsicherheit. Unternehmen sollten die Einstellungen regelmäßig prüfen und transparent an die Bewerber kommunizieren.