Um neue Kollegen zu deinem bestehenden softgarden-System hinzuzufügen, kannst du die Benutzerverwaltung nutzen.
Benötigte Berechtigung
Wichtige Information: Die Funktion kann nur von Personen mit der entsprechenden Rollenberechtigung eingesehen und genutzt werden. Falls ein Benutzer nicht die Rolle „Just-Hire Administrator“ zugewiesen hat, muss die jeweilige Rolle angepasst werden. Diese Änderungen können ausschließlich von einer Person mit der Rolle „Just-Hire Administrator“ vorgenommen werden.
Administrator-Pfad zur Aktivierung der Funktion
Einstellungen → Benutzerverwaltung → Rollen → Rollenverwaltung öffnen → entsprechende Rolle auswählen und über die drei Punkte den Menüpunkt „Bearbeiten“ wählen. Im Reiter „Softgarden Dashboard“ das Häkchen bei „Benutzer erstellen“ und "Benutzer Rollen zuweisen" setzen.
Abschließend auf den Button „Speichern“ klicken. Des Weiteren müssen die zu vergebenden Rollen unter dem Eintrag „Darf einem Benutzer folgende Rollen zuweisen und entziehen“ ausgewählt werden.
📝 Schritt für Schritt-Anleitung:
1️⃣ Öffne die Einstellungen in softgarden und wähle den Einstellungsbereich „Benutzerverwaltung“. Hierunter findest du den Eintrag „Benutzer“.
2️⃣ Klicke auf den blauen Button „Kollegen einladen“.
3️⃣ Gib die E-Mail-Adresse sowie den Vor- und Nachnamen des Benutzers ein. Falls du ein Mandantensystem nutzt, wähle das entsprechende Unternehmen sowie die benötigte Rolle, die der Benutzer im System erhalten soll. Bei Bedarf kann auch eine Nachricht hinterlegt werden, die dem neu eingeladenen Benutzer Informationen zum weiteren Vorgehen liefert.
ℹ️ Hinweise:
Neue Benutzer können nur mit den E-Mail-Domains eingeladen werden, die unter dem Eintrag „Zugelassene Domains“ aufgeführt sind. Weitere Domains können ausschließlich von Benutzern mit der Rolle „Just-Hire Administrator“ unter ⚙️ Einstellungen → Benutzerverwaltung → Erlaubte Domains hinzugefügt werden.
Dir wird folgende Hinweismeldung angezeigt?
Es existiert bereits ein Nutzer mit der angegebenen E-Mail Adresse in ihrem Bewerbermanagementsystem.
In diesem Fall besteht bereits ein Account mit der angegebenen E-Mail-Adresse, der sich entweder in einem anderen Mandanten befindet oder zu einem früheren Testsystem eingeladen wurde.
oder
Es existiert bereits ein Nutzer mit der angegebenen E-Mail-Adresse in ihrem Bewerbermanagementsystem.
4️⃣ Versende die Einladung mit einem Klick auf den Button „Einladung senden“.
ℹ️ Hinweis: Den neu erstellten Account findest du in der Benutzerliste als noch nicht aktivierten Account, dargestellt in hellgrauer Schriftfarbe. Durch einen Klick auf den Eintrag „Einladung nochmal schicken“ kann dem eingeladenen Benutzer ein neuer Einladungslink per E-Mail zugesendet werden.
5️⃣ Die eingeladene Person erhält eine Einladung per E-Mail und klickt auf den darin enthaltenen Button „Einladung annehmen“.
6️⃣ In der durch das Anklicken des Links aufgerufenen Maske legt der eingeladene Benutzer eigenständig ein Passwort fest und klickt zum Speichern auf den Button „Speichern und weiter“.
ℹ️ Hinweis: Das Passwort muss mind. 10 Zeichen lang sein und drei der folgenden Zeichen enthalten: Großbuchstaben, Kleinbuchstaben, Zahl, Sonderzeichen
7️⃣ Der Account ist nun aktiviert, und der eingeladene Benutzer kann sich mit seiner E-Mail-Adresse und seinem Passwort in Softgarden anmelden.