Ein strukturierter Bewerbungsprozess erfordert klare Zuständigkeiten, transparente Kommunikation und effiziente Zusammenarbeit. In softgarden übernimmt das Job-Team dabei eine zentrale Rolle: Es definiert, wer Zugriff auf Bewerbungen hat, wer benachrichtigt wird und wer aktiv an der Auswahl beteiligt ist.
Was ist ein Job-Team?
Ein Job-Team ist die Gruppe von Personen, die aktiv an der Besetzung einer konkreten Stelle mitwirkt. Es wird individuell pro Job zusammengestellt und besteht aus internen Benutzern, die – abhängig von ihrer Rolle – Zugriff auf Bewerbungen erhalten und in den Auswahlprozess eingebunden sind.
Zum Job-Team gehören alle Personen, die am Recruitingprozess beteiligt sind – einschließlich der Person mit der Jobeigentümerfunktion.
Welche Aufgaben erfüllt ein Job-Team?
Das Job-Team übernimmt zentrale Funktionen im Bewerbungsprozess:
Sichtung und Bewertung von Bewerbungen: Mitglieder können Bewerbungen einsehen, kommentieren und bewerten.
Interne Kommunikation: Über die Kommentarfunktion erfolgt die Abstimmung direkt im System.
Benachrichtigungen: Teammitglieder werden automatisch über neue Bewerbungen und Statusänderungen informiert.
Zugriffssteuerung: Nur Mitglieder des Job-Teams haben Zugriff auf die Bewerbungen der jeweiligen Stelle.
Die Rolle des Jobeigentümers
Die Jobeigentümerfunmktion ist eine besondere Rolle innerhalb des Job-Teams. Sie dient sowohl intern als auch gegenüber softgarden als zentrale Ansprechperson für den jeweiligen Job. Der Jobeigentümer übernimmt die organisatorische Verantwortung und verwaltet die Stellenausschreibung.
Wichtige Hinweise zur Jobeigentümerfunktion:
Nur Benutzer mit der Rolle Administrator oder Recruiter (nicht „Recruiter (Fachbereich)“) können als Jobeigentümer festgelegt werden.
Bei der Nutzung von automatischen Absagen wird stets die Signatur des Jobeigentümers verwendet.
In individuellen Layouts kann die Jobeigentümerperson automatisch auf der Ausschreibung angezeigt werden.
Wer kann einem Job-Team hinzugefügt werden?
Ein Job-Team kann auf zwei Arten zusammengestellt werden:
Einzelne Benutzer hinzufügen: Benutzer mit einem softgarden-Account können gezielt eingeladen werden – z. B. Fachvorgesetzte oder Projektverantwortliche.
Recruiting-Team zuweisen: Ein vordefiniertes Recruiting-Team kann mit einem Klick dem Job-Team zugewiesen werden. Alle Mitglieder dieses Teams erhalten automatisch Zugriff auf den Job.
Änderungen an einem Recruiting-Team wirken sich ab dem 27. Februar 2025 automatisch auf alle verknüpften Job-Teams aus.
Wer darf ein Job-Team verwalten?
Nur Benutzer mit bestimmten Rollen dürfen Kollegen oder Recruiting-Teams zu einem Job-Team hinzufügen oder daraus entfernen.
Erforderliche Rollen:
Recruiter
Administrator
Diese Rollen können:
Beim Erstellen eines Jobs das Job-Team definieren
Nachträglich Änderungen am Job-Team vornehmen
Einzelne Benutzer oder ganze Recruiting-Teams hinzufügen oder entfernen
Benutzer mit anderen Rollen können nur dann Änderungen am Job-Team vornehmen, wenn ihnen explizit das entsprechende Recht „Job-Team editieren“ zugewiesen wurde.
Technische Rahmenbedingungen
Die Einladung in ein Job-Team ist nur möglich, wenn der Job im eigenen Mandanten oder in einem untergeordneten Mandanten erstellt wurde. Eine Einladung zu Jobs in „Geschwister“- oder Hauptmandantenist nicht möglich, wenn der Benutzer in einem Untermandanten angelegt ist.
Auf Wunsch eines Administrators kann ein Benutzeraccount in den Hauptmandanten verschoben werden, um mandantenübergreifende Einladungen zu ermöglichen.
Die Lesemarkierung von E-Mails (z. B. Bewerbungsbenachrichtigungen) ist accountbasiert und wird nicht zwischen Teammitgliedern synchronisiert.
Eine vollständige Übersicht über alle Bewerbungen – unabhängig von der Job-Team-Zugehörigkeit – ist ausschließlich mit einem Administrator-Account möglich.
Abgrenzung: Job-Team vs. Recruiting-Team
Merkmal | Job-Team | Recruiting-Team |
Ebene | Wird individuell pro Job definiert | Wird zentral in der Benutzerverwaltung angelegt |
Zusammensetzung | Einzelne Benutzer und/oder Recruiting-Teams | Vordefinierte Benutzergruppen |
Zweck | Operative Zusammenarbeit an einem konkreten Job | Strukturierte Teamverwaltung für mehrere Jobs |
Dynamik | Änderungen manuell pro Job | Änderungen wirken sich automatisch auf verknüpfte Jobs aus (ab 27.02.2025) |
Benachrichtigungen | Nur Mitglieder des jeweiligen Job-Teams | Nur wenn das Recruiting-Team einem Job-Team zugewiesen ist |
Fazit
Das Job-Team ist ein zentrales Element im Bewerbungsprozess von softgarden. Es ermöglicht eine gezielte, rollenbasierte Zusammenarbeit an einzelnen Stellen und sorgt für klare Zuständigkeiten. Die Kombination aus individueller Benutzerzuweisung, der Integration von Recruiting-Teams und der klar definierten Jobeigentümerfunktion macht das Job-Team zu einem flexiblen und leistungsstarken Werkzeug – unter Berücksichtigung der systemseitigen Mandantenstruktur.